최근 회사 자금·회계담당 직원이 내부통제 허점을 악용해 자금을 횡령하거나 은폐하는 사건이 올해만 3건 발생한 가운데 금융감독원이 독립적이고 실질적인 내부감사 체계 구축 등 회사가 꼭 챙겨야 할 횡령예방 체크포인트를 안내했다.

유의사항은 ▲계좌개설·출금·이체 및 전표입력 시 승인절차 구축(안내사항) ▲자금 담당자와 회계 담당자 분리(업무분리) ▲자금, 회계담당 직원 업무 주기적 교체(업무교체) ▲현금과 통장잔고 수시 점검(잔고점검) ▲통장·법인카드·인감 등 분리보관 및 승인절차 구축(보관·승인) ▲독립적이고 실질적인 내부감사 체계 구축(내부감사) 등이다.

안내사항을 살펴보면 승인절차에선 계좌개설 시 관리자 승인 후에만 개설 가능토록 통제절차를 갖추고 출금 이체 시 사전에 등록된 계좌에만 송금할 수 있도록 통제절차 마련을 당부했다.

업무분리에선 오류 또는 부정을 방지하고자 자금 담당자와 회계 담당자를 반드시 분리토록 업무분장하고 전표입력 시 상급자 전표 승인절차를 구축해야 한다.

업무교체에 있어 자금 및 회계담당 직원 업무를 적절한 주기로 순환 및 교체해 특정 직원이 너무 오랜 기간 자금·회계업무를 담당하지 않도록 업무를 조정해야 한다.

잔고점검에선 정기적인 점검은 물론 예고 없이 수시로 현금실사 및 잔액조회를 실시해 횡령·유용 여부를 파악하는 한편 담당자 횡령 동기를 사전에 차단해야 한다.

보관과 승인에 있어 통장, 법인카드, 인감, OTP(공인인증서) 등 중요서류는 각각 다른 담당자가 보관토록 분리해 관리하고 사용 시 관리자 승인절차를 구비해야 한다.

내부감사에선 영업 등 업무담당이사가 감사를 겸임하지 않도록 독립된 내부감사를 임명하고 내부통제 관련 규정 준수여부 점검, 자산실사 등 실질적인 내부통제 업무를 수행토록 내부감사 부서 및 체계를 구축해야 한다.

금감원은 “내부통제가 충실하게 이뤄질 수 있도록 유관기관(상장회사협의회, 코스닥협회 등)을 통해서도 횡령 관련 회계감리 지적사례를 배포·안내할 예정”이라며 “내부회계관리제도에 중요한 취약사항이 있으면 회계처리 기준 위반 조치수준을 1단계 가중하는 중 엄중히 조치하겠다”고 덧붙였다.