◆ 한층 더 성장하기 위한 효율적인 사무소 관리 전략은?

한층 더 성장하기 위해서는 반드시 고객관리 시스템이 필요합니다. 이하에서는 세무사 등 전문자격사에게 무료로 제공하고 있는 TAX-AI 솔루션을 토대로 설명해 보겠습니다.

▷ 업무일지를 통한 고객 이력 관리 이력의 전산화

1) 전 직원들이 업무일지를 작성하도록 하자!

① 업무일지 작성은 업무에 대한 자긍심을 갖게 합니다.

매일 매일 그날의 업무일지를 작성할 경우 기장업무 자체의 시간을 낭비한다는 비판이 있을 수 있지만, 고객과의 각종 업무처리 내용을 업무일지에 기록하고 이를 고객별 DB로 구축하여 보관 관리하는 것은 종사 직원들에게 사무에 관한 합리적인 사고를 하게 되고, 자신이 처리한 업무에 대해 자긍심을 갖게 합니다.

② 업무일지 작성을 통해 업무 수행능력이 향상됩니다.

언뜻 보기에는 업무일지를 기록하여 결재하는 시간만큼 소모적이라고 할수 있겠지만, 기록하고 결재하는 과정에서 얻게 되는 생각과 조언들은 계획성 있고, 합리적인 사고를 하게 되므로, 그렇치 않은 사람에 비해서 궁극적으로는 업무수행능력이 빨라지게 되고 향상되게 됩니다.

생각하며 기록하는 생산적인 업무일지 작성과 결재과정의 습관화를 통해 업무수행능력이 두 배로 향상될 것입니다.

2) 업무일지를 통해 고객의 업무 이력을 관리하자!

① 업무일지를 통해 고객 업무 이력을 DB로 구축하자

직원들이 퇴근할 때마다 그날의 업무일지를 작성하면서 고객과 접촉한 특이사항을 기록하게 되면, 고객의 업무이력이 DB로 구축되게 됩니다. 마치 병의원의 환자 진료기록카드와 같은 개념입니다.

업무일지를 안 쓰던 직원들의 입장에서는 업무일지를 작성하는 것이 불편할 수 있겠지만, 그날 하루 일어난 업무를 정리하면서, 그날 내방고객 상담내용, 출장내용, 특이한 업무사항을 기록하는 것이 장기적으로는 훨씬 더 효율적이라는 것을 알게 될 것입니다.

업무일지가 직원들을 감시하는 도구가 아닌 고객을 더 효율적으로 관리하기 위한 도구라는 점과 직원 본인이 고객관리시 더 도움이 된다는 점을 잘 설명하여 정착되도록 하여야 합니다.

② 고객 이력관리의 장점

- 고객의 불평불만의 원인이 직원에게 있는지 고객에게 있는지 파악이 쉬워진다.

- 종사 직원들이 고객 관리에 조금더 신경을 쓰게 된다.

- 고객의 이력을 토대로 기장 보수 인상 근거로 사용할 수 있다.

- 세무조정 보수를 받을 때 1년간 한 일에 대한 리스트로 보여줄 수 있다.

- 사무실관리를 효율적으로 할 수 있다.

- 대량고객관리가 가능해진다.

- 직원 퇴사시 인계인수가 수월해진다.

◆ 수임·해임의 관리방법은

1) 수임·해임 관리의 필요성

기장 대리 고객을 관리함에 있어 수임·해임보고서는 반드시 필요합니다. 업무에 관한 수임은 기장대리업무의 시작을 의미하는 것이고, 업무의 범위, 업무의 절차, 기장보수의 수준을 정해야 합니다.

이때 상담자는 일련의 상담내용을 수임보고서에 기록하여 보고하고, DB로 구축하여야 합니다. 구축된 자료를 토대로 고객의 수임 당시의 상황을 언제든지 확인하면 업무를 수행하는데 도움이 됩니다. 어떤 수임업무는 수차례에 걸쳐 진행되는 경우가 있는데 이러한 때에는 더더욱 계속적으로 기록하고 보고하고 자료를 남겨야 합니다.

2) 수임·해임의 전산관리 효과

수임·해임 보고서를 통한 적정한 내부관리는 다음과 같은 효과를 얻을 수 있습니다.

① 재발 방지에 효과

수임사유, 수임내역, 수임경로, 업체 현황등의 최초의 기록보존과 해임일자, 해임사유 등의 기록 보존과 DB구축으로 앞으로의 유사업무 발생 시 참고자료가 되며, 재발방지에 도움이 됩니다.

② 돌발상황에 대비

수임·해임 고객에 대한 정보를 관리함으로써 수임·해임된 고객에 대한 최상의 업무 서비스가 무엇인지를 확인할 수 있고, 예기치 못한 상황 발생에 대비할 수 있게 됩니다.

3) 해임 보고 및 해임고객의 관리

해임은 고객이 감소되는 행위이므로 고객으로부터 해임 의사를 받은 경우 그대로 방치시켜 보고하지 않고 해임되는 사례가 없도록 하여야 합니다.

해임 고객이 발생하는 경우 그 내용을 기록하여 보고하고 고객의 해임 이유가 무엇인지 파악하고, 해임 의사를 철회할 수 있도록 최선의 노력을 기울여야 합니다.

해임이 되는 경우 ① 해임의사 표시일 ② 해임사유 ③ 기장 종결방법 ④ 타세무사 전출의 경우 장부인수인계방법, 미수 기장보수 등을 혐의하여 사무실 결재라인을 통하여 결재함으로써 비로소 기장 대리업무 서비스 및 기장보수의 청구가 종결되는 것입니다.

◆ 문서관리 방법은

오래된 고객의 문서를 찾다가 많은 시간을 허비하는 경우 많이 발생하게 됩니다. 이를 방지하기 위해서는 문서를 서류로 창고에 보관하기 보다는 스캔을 하여 고객별로 업무별로 보관하여 직원들이 찾아보기 편리하게 시스템으로 관리하여야 합니다.

특히 사업자등록신청서류, 각종 인허가 서류, 임대차계약서, 사업자등록증 등 자주 찾는 서류는 고객별로 분류하여 보관하고, 이의신청서류 등 불복서류, 양도소득세, 상속세 등 신고서류는 업무분야별로 저장해 놓으면 편리합니다. 보수표 등 각종 서식은 자료실에 저장하여 전 직원들이 찾기 쉽도록하면 업무시간 단축에 많은 도움이 됩니다.