합격 후 이제 개업을 준비 중인 세무사님들께서 직원을 언제 채용할지, 채용할 때 경력직을 채용해야 하는지, 신규직원을 채용해야 하는지 궁금해 하십니다. 직원 채용과 관련하여 질문해주신 내용들에 대해 살펴보겠습니다.

◆ 개업한지 2달이 되었습니다. 직원채용은 언제부터 하는 게 좋은지 궁금합니다.

직원 채용 시기는 사업 운영하는 방식, 자금의 확보, 개인적인 성향 등에 따라 많이 다를 것입니다. 제 개인적인 생각을 말씀드려보겠습니다.

기장 영업을 위주로 사업을 계획한다면, 초기에 경력직 직원의 채용을 추천드립니다.

저는 기장 중심주의자이고, 대다수의 세무사님들도 기장 및 세무신고 대행을 중심으로 한 사업을 하고 있습니다. 따라서 저는 개업 초기에 기장을 중심으로 영업을 하는 것을 추천드리고, 자금 여력이 있어서 직원을 채용할 수만 있다면, 개업 초기에 20년 이상 경력직 직원을 채용하여 영업은 세무사가 하고, 기장은 직원에게 맡기는 방식을 권해드립니다.

친인척, 친지, 동창, 각종 모임에 참석하여 다양한 업종의 고객을 확보하고, 그 고객을 관리하려면, 실무경험이 풍부한 직원이 반드시 필요합니다. 개업초기 업종별 실무경험이 부족한 면을 20년이상 유능한 직원이 채워줄 수 있는 장점이 있습니다.

다만, 자금 여력이 부족하고, 경험도 부족하며, 직원을 관리할 능력도 부족하다고 생각하는 경우 세무사가 영업도 하고, 기장도 직접 하는 경우도 많이 있습니다. 최근 기장과 관련된 각종 프로그램이 발달하여 세무사도 조금만 공부한다면 각종 회계프로그램을 쉽게 다룰 수 있게 됩니다. 본인이 직접 기장을 하면서 고객을 관리하면, 고객들도 좋아하고, 50곳 이상 고객을 늘린 후 신규직원이나 중급 직원을 채용하여 사업을 성장하는 전략도 있습니다.

이같이 직원의 채용 문제는 사업을 어떻게 운영할 것인지 여부에 따라 달라지게 되므로 초기에 방향을 잘 잡아야 할 것입니다.

◆ 첫 번째 직원을 채용할 때 신입을 뽑는 게 좋은가요? 경력직을 뽑는게 좋은가요? 경력직이라면 최소 몇 년차부터 채용해야 할까요?

앞서 살펴본 바와 같이 직원 채용은 사업을 어떻게 운영할지에 따라 다르게 판단해야 하는 사항으로 생각합니다.

신입 직원이 다양한 고객을 직접 응대하는 것은 매우 곤란합니다. 신입직원에게 고객을 맡겼다가는 업무능력 부족으로 고객을 잃을 가능성이 매우 높습니다. 또한 신입에게 세무사가 직접 교육을 하여 원하는 수준까지 만들기 위해서는 3년~5년 정도 장기간의 시간이 걸리는 단점이 있습니다. 따라서 전화를 받아 주거나, 세무사 뒤에서 업무를 보조해 주는 역할이 필요하다면, 신입이 필요하다고 생각합니다. 다만 최저임금 상승으로 인하여 신입과 경력직 임금 차이가 많이 나지는 않습니다. 따라서 개업초기에 직원을 채용한다면, 저는 조금 더 비용이 들더라도 신입 보다는 경력직을 추천드립니다.

만약 직원이 고객과 직접 만나 기장 업무를 하려고 한다면, 저는 최소한 10년차 이상의 직원을 첫 번째 직원으로 채용하는 것을 추천드립니다. 10년이상의 경력직원은 다양한 업종의 업무를 다루어 보았기에 대부분의 기장이나 신고대리 업무를 수행할 수 있어서 세무사가 영업에 전념하는데 도움이 될 것입니다.

◆ 직원 채용에 있어서 가장 우선적으로 고려하는 것이 무엇인지요? 좋은 직원을 채용하는 노하우가 있는지 궁금합니다.

직원채용에 있어서 제가 가장 우선적으로 고려하는 첫 번째는 자주 세무회계사무실를 바꾼 사람은 채용하지 않습니다. 2~3년 동안 계속 사무실을 바꾼다면 우리 사무실에도 적응을 못해 그만둘 가능성이 높다고 보기 때문입니다. 두 번째는 사무실과 원거리에 거주하는 직원은 가급적 채용하지 않습니다. 출퇴근 시간에 1시간 이상 소요된다면 나중에는 거주지 근방으로 이직할 가능성이 있기 때문입니다. 세 번째는 경력입니다. 저는 최소 10년이상의 경력직을 선호합니다. 오랜 경력은 다양한 고객을 응대할 능력을 보여주기 때문이고, 세무회계사무실을 직업으로서 받아들였다는 의미도 내포하기 때문입니다.

저는 이렇게 세가지 사항을 이력서로만 보고, 면접은 저를 빼고 직원들이 함께 모여 면접을 봅니다. 최고책임자, 팀장과 팀원 등 세 네명이 면접을 봅니다. 이러는 이유는 직원들이 함께 일을 해야 하는 직원을 뽑는 것이므로 업무능력을 더 잘 검증하기 때문이고, 그 검증에 대한 책임감도 가지고 있기 때문이며, 신입직원도 자신을 뽑아준 상급직원들과 더 잘 유대관계를 가지고 잘 화합하기 때문입니다.

◆ 업무태만 직원 관리 방법이 궁금합니다.

저희는 매월 성과를 평가하는 성과평가제도를 운영하고 있고, 매일 매일 한 일에 대해 업무일지를 작성하는 제도를 운영하고 있습니다.

업무량이 집중되는 1월, 3월, 5월, 7월에는 야근이 많은 반면 그 나머지 달에는 업무량이 그리 많지 않을 수 있습니다.

저는 이러한 점을 고려하여 출퇴근시간 조정과 금요휴무제를 도입하였습니다. 출근시간은 15년이상 팀장급은 9시 30분 출근 관리자급은 10시 출근이며, 퇴근시간은 5시로 조정하였습니다. 또한 금요휴무제를 도입하여 팀장급 이상은 금요일에 휴무를 실시하고, 직원들은 팀별로 1달에 1번만 금요일에 출근하면 됩니다.

성과평가제도와 출근시간 조정의 효율은 직원들이 더 많은 일을 할 수 있게하는 원동력이 됩니다. 성과평가제도에 대해서는 따로 살펴보겠습니다.

즉 근무태만이 사무실의 환경때문인지 아니면 직원의 문제인지에 대해서는 깊게 고민해 볼 필요가 있을 것입니다.

◆ 연차가 오래된 직원의 능력을 올리는데 한계가 있습니다. 경력직 직원의 교육과 역량강화방법에는 어떤게 있을까요?

직원들의 생각과 능력은 다양합니다. 급여에 만족하며 새로운 일을 맡으려 하지 않을 수도 있고, 더 많은 급여를 준다면 더 많은 일을 할 준비가 되어 있는 직원도 있을 수 있고, 사무실에서 관리를 선호하는 직원이 있는 반면 거래처와 만나며 상담을 선호하는 직원도 있습니다.

저는 직원들이 돈을 벌기 위해 출근을 한다고 생각하고 있습니다. 따라서 저는 직원들이 더 많은 돈을 벌수있는 방법들에 대해 고민을 하고 있습니다. 보험영업, 신규고객 발굴, 경정청구 등에 대한 영업을 직원이 하도록 하고 이에 대한 성과를 주는 방법들을 고민하고 있으며, 이에 대해 각 직원별로 매월 성과를 평가하여 보고하도록 하고 있고, 연간 성과를 평가하며 다음 해 연봉에 반영하고 있습니다.

따라서 저는 시간이 많이 걸리겠지만, 성과평가를 통한 성과급 지급제도가 이러한 직원의 역량 강화에 도움이 되지 않을까 생각해 봅니다.

◆ 직원들에게 따로 교육을 하거나 어떤 커리큘럼을 갖고 있는지? 직원들을 관리할 때 사용하는 툴은 있는지, 사무실 전체 체계를 관리하는 것이 따로 있는지?

직원교육과 관련하여 어떤 커리큘럼을 가지고 있지는 아니합니다. 직원들은 세무사회에서 실시하는 법인세, 소득세, 부가가치세, 원천세 교육을 이수해야 하고, 고시회에서 실시하는 직원교육에 희망자를 참석시켜 교육을 실시하고 있습니다.

다만, 이슈가 되는 사항이 있다면 즉시 회의를 소집하여 팀장급 이상 직원들을 모아 교육을 하고, 팀장들이 팀원들에게 전파하는 교육을 실시하고, 단순한 사항들은 단톡방에 올려 공지를 하도록 하고 있습니다.

◆ 고객을 관리할 때 사용하는 시스템은?

저는 직원들을 관리하는 툴이라고 생각하지는 않고 직원들이 고객들을 관리하게 하는 시스템(www.tax-ai.co.kr)을 2007년부터 개발하여 사용하고 있습니다.

앞서 말씀드린 바와같이 업무일지 작성을 통한 고객 이력관리, 성과평가제도는 저희 사무실에 안착이 되어 신입직원이 면접을 볼 때 이 시스템을 사용하지 않는다면 저희 사무실에 입사할 수 없게 되어 있습니다.

저는 그날 그날의 전 직원들이 한 업무에 대해 대면보고가 아닌 업무일지를 통한 보고를 받고 매월 성과평가 보고를 받고 있으며, 직원들은 시스템이 그날 그날의 업무를 기재하고 고객의 이력을 관리하고 있습니다.

(직원 채용 및 관리 다음호에 계속)