직원 채용 후 직원들이 장기 근속할 수 있는 방법 등 직원관리에 많은 문의가 있었습니다. 직원들의 근무의욕 상승, 성과급은 어떻게 주는지 동기부여 방식, 거래처 배정방법, 거래처와 트러블 예방책 등에 대해서도 질문이 많았습니다.

성과를 어떻게 측정하는지 합격 후 이제 개업을 준비 중인 세무사님들께서 직원을 언제 채용할지, 채용할 때 경력직은 어떻게 뽑는지 등에 대해서도 궁금해 하십니다. 문의 주제별로 살펴보겠습니다.

◆ 직원을 성장시키고 장기근속 시킬 수 있는 핵심 유인과 핵심직원에 대한 보수체계는 어떻게 설정하는 지 궁금합니다.

장기근속을 위해서는 일단 출퇴근 환경과 사무실 환경, 급여의 수준이 직원과 맞아야 한다고 생각합니다. 출퇴근 환경은 1시간 이내의 근거리 거주지가 적합하고, 사무실 분위기가 본인과 맞고, 유연한 근무시간과 그리고 각종 성과급제도가 필요하다고 생각합니다. 근무하기도 편한데 급여도 만족할 만하다면 장기근속을 하지 않을 이유가 없을 겁니다.

보수체계는 전 직원에 대해 매월 성과평가를 해야 하며, 이에 따라 성과보수를 지급하고 다음 해 연봉에 반영하고 있습니다.

◆ 직원과 오랫동안 일할 수 있는 노하우가 있다면?

직원들을 나의 사업 파트너로 생각하고 직원의 성과를 측정하여 보상하는 제도, 주4일 근무제도, 5시 퇴근제도, 10시 출근제도, 월례골프회 등 좋은 직장을 만들어 나가는 것이 노하우라면 노하우 일 것 같습니다. 나아가 직원의 매출액과 추가 성과 액에 대한 지표를 측정하여 보수 및 성과보수를 지급하며 다음 해 연봉협상 때 반영하고 있습니다.

◆ 급여나 성과급 책정 기준이 궁금합니다. 예를 들면, 장기 근속성과급이나 거래처 소개에 대한 성과급, 아니면 성과급 이외의 것들이 있는지? 뭔가 다른 사무실과 달라야 직원이 계속 근무할 수 있을 것 같은데, 아무래도 직원들이 오래 다니다 보니, 성과급이 중요할 것 같은데 어떻게 책정하는지 궁금합니다.

성과급을 지급하기 위해서는 성과측정을 해야 합니다. 즉 직원 모두에게 공정하고 공평하게 측정을 하여 공정하게 성과를 공유해야 합니다. 성과측정 시스템이 없는 상태에서 성과급을 지급한다면, 자의적 지급으로 비춰질 수가 있고, 시기와 질투의 대상으로 변질될 수 있어서 직원 화합에 걸림돌이 될 수 있습니다.

따라서 성과급 책정에 대한 공정하고 객관적인 평가방식부터 마련해야 하는데, 이러한 부분은 직원들과 협의 후 진행하는 것이 바람직합니다. 직원들과 협의 없는 성과급 책정은 공허한 메아리로 비춰질 수 있습니다. 성과급 기준을 마련한다고 해서 즉시 효과가 나타나는 것도 아닙니다. 적어도 1년에서 2년 이상 기다려야 효과가 나타나게 됩니다. 직원 중 한명이 성과급을 받게 되면 그 이후에 파급효과가 나타나게 될 것입니다.

저희는 법인계약보험 수당, 신규고객 소개수당, 기장보수 인상 수당, 조정보수 인상수당, 경정청구 성공 수당 등의 기준이 마련되어 있습니다. 저는 직원들은 직장에 놀러 온 것이 아니라 돈을 벌러 온 것이라는 점을 항상 염두에 두고 있습니다. 직원들이 급여 외에 추가적으로 돈을 벌수 있는 방법을 찾아내고, 이에 대한 성과보수를 지급하는 것은 사무실 발전에 원동력이 된다고 생각합니다.

◆ 세무-회계업무가 루틴한 업무여서 직원들이 흥미를 잃을까 걱정됩니다. 직원들에게 흥미와 동기를 부여하는 방법이 궁금하며, 고객감동을 시키는 방법이 궁금합니다.

저희 사무실에서는 직원들이 직접 고객을 출장 방문해야 합니다. 여러 업종의 고객들을 만나서 신고관련 서류를 수집하고, 세금신고를 대행해 주는 것은 매우 흥미로운 직업이라고 생각합니다. 만약, 직원들이 출장을 나가지 않고 사무실에서만 근무한다면 그렇치 않을 수 있습니다. 또한 직원에게 풍부한 실무경험을 축적시켜주기 위해 다양한 업종을 배분하여 신고할 수 있도록 하고 있습니다.

저는 개업 3년 후부터 직원이 직접 고객을 찾아가는 제도를 실시하였고, 지금까지 이어져오고 있습니다. 직원이 직접 고객을 방문하여 고객을 만족시키도록 하고 있습니다. 물론 어려운 세무 문제는 세무사가 직접 처리하지만, 반복적인 세무신고 업무는 유능한 직원들이 처리할 수 있습니다.

고객을 만족시키고, 그 고객으로부터 신규고객을 소개받고, 보험가입을 권유하는 일 등을 통해 직원 본인이 자기개발을 하게 되고, 그에 따른 성과를 받는 것은 직원들이 흥미와 동기를 갖게 할 수 있습니다.

◆ 직원이 거래처 관리는 어느 정도까지 하나요? 직원이 많아지면 더 어려울 것 같은데 노하우가 궁금합니다. 직원의 복지는 어느 정도까지 하나요?

직원의 거래처 관리는 직급별, 업종별, 능력별로 다르지만 평균 60~80개 정도 관리하고 있고, 제일 많이 하는 직원은 동업종만 140건까지 관리하고 있습니다. 저의 경우 거래처 관리는 성과측정과 성과보수와 관련이 있습니다. 더 많이 한다면 더 많은 보수를 받을 수 있습니다. 즉 고정된 급여제도와 더불어 성과급제도는 직원들의 여건에 따라 거래처 관리의 개수가 정해질 수 있다고 생각합니다.

또한 저희는 직원들이 조금이라도 더 편하게 업무를 수행할 수 있도록 시스템(www.tax-ai.co.kr)을 구축하여 지원하고 있습니다.

직원의 복지는 직원들이 내 가족이고, 내 사업파트너라는 생각으로 여건이 되는 한 최대한 지원해야 한다고 생각합니다. 주4일 근무제도, 5시 퇴근제도, 10시 출근제도, 월례골프회 등이 제가 시행하고 있는 금전 외의 복지제도입니다.

◆ 거래처와 담당직원과의 트러블이 생겼을 때 대표가 어떻게 해결하는 것이 좋은지 조언 부탁드립니다.

직원과 고객간 트러블이 생겼다고 감정적으로 대응하거나, 고객의 말만 듣고 직원의 잘못이라고 판단하거나 직원의 말만 듣고 고객의 잘못이라고 판단하지 말고 그 원인이 무엇인지 파악하고 어떻게 해결해야 좋을지 잘 판단해야 합니다.

트러블이 생기는 이유 중 하나는 소통의 혼선입니다. 세무사가 직접 고객을 상대하고 그 내용을 직원에게 지시한 후 직원이 고객과 상대를 하게 하면 소통의 혼선으로 트러블이 생길 수 있습니다. 이 경우 복잡한 세무상담이 아닌 단순 반복적인 신고대리업무는 직원이 직접 고객과 상대하여 처리할 수 있도록 하는 것이 좋을 수 있습니다.

이 경우 직원이 고객과 상담시 직접 처리하기 어려운 내용은 즉시 세무사에게 보고하여 세무사가 직접 처리할 수 있도록 지도 교육하여야 합니다.

위 두가지 내용이 아닌 내용으로 트러블이 생겼을 경우를 대비하여 저는 매일 고객과 응대한 내용에 대해 업무일지를 작성하게 하여 고객별 이력으로 기록해 놓도록 하고 있습니다. 고객의 이력관리제도는 거래처와 담당직원과 트러블이 생겼을 때 어디가 문제인지 판단하는 자료가 되며 예방효과도 있습니다.

고객의 관리 이력을 살펴보았을 때 담당직원의 잘못이라면 시정지시를 하고 시정이 어렵다면 담당직원의 교체를 고려합니다. 반대로 담당 직원의 문제가 없고 보수 대비 고객의 과도한 업무요구라면 관리이력서를 출력하여 기장 보수 등의 인상을 고객에게 요구합니다.

매일매일 직원들이 작성하는 고객의 관리 이력은 담당직원의 입장에서는 자신이 열심히 고객을 관리하고 있다는 것을 기록으로 남기는 것이기에 초기 도입은 어렵지만 대량의 고객을 관리하는 기초가 되는데 많은 도움이 될 것입니다.